Mit vielen ERP-Systemen können „geplante“ Frachtkosten zwar berechnet werden, doch fehlen den meisten dieser Systeme die Zugriffsmöglichkeiten und Prozesse für eine proaktive Unterstützung eines Forderungs- und Abrechnungsprozesses für zusätzliche Kosten wie Treibstoffzuschläge und Zusatzgebühren, die dynamisch während oder nach der Ausführung des Transports erstellt werden.

Transwide bietet einen leistungsstarken und effizienten Mechanismus zur Bearbeitung zusätzlicher Kosten. Diese Funktionalität kann als Bestandteil des Moduls twCost von Transwide vollständig integriert werden oder ist eigenständig als eingebettetes Feature im Modul twCall-off verfügbar. Bei beiden Möglichkeiten wird der Forderungs- und Prüfprozess für zusätzliche Kosten erheblich rationalisiert.

Wenn Ihre Transportanbieter eine Forderung für zusätzliche Kosten einreichen möchten, können sie das ganz einfach über die Webschnittstelle von Transwide tun. Transwide prüft die Zulässigkeit der Zusatzgebühr mit dem Vertragsmanagementmodul von twCost. Anhand der im Tarifmodul von twCost konfigurierten Formel werden die zusätzlichen Kosten dann berechnet. Dazu werden die relevanten Lieferdaten verwendet, die bei der Transportausführung erfasst wurden (z. B. für Standgeldforderungen: „x“ Ladestunden minus „y“ nicht veranschlagte Stunden multipliziert mit der stündlichen Standgeldgebühr). Alternativ können die zusätzlichen Daten anhand von Daten berechnet werden, die der Spediteur im „Forderungsfenster“ angibt, wobei die im Tarifmodul von TwCost konfigurierten Formeln verwendet werden (z. B. „x“ zusätzliche km multipliziert mit dem zusätzlichen km-Satz). In beiden Fällen können Spediteure die relevanten Dokumente hochladen, die als Beleg für die zusätzliche Forderung dienen. Der Transwide-Kunde kann dann die Forderung der zusätzlichen Kosten akzeptieren oder ablehnen und eine entsprechende Begründung als Kommentar hinzufügen.

Geprüfte Zusatzkostenforderungen können wieder zurück an die Kreditorenbuchhaltung oder an Inkassopartner gesendet werden, sodass Rechnungen schnell abgewickelt und die Kosten in Rückstellungen oder in andere Finanzberichte aufgenommen werden können. Alle Zusatzkostenforderungen können im Modul twData gemeldet werden. Das erleichtert die Analyse von zusätzlichen Kosten als wichtigen Faktor der KPIs, nach denen Sie die Leistung des Spediteurs bewerten.