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Améliorer la planification de vos quais : une approche en sept étapes

07.06.2017

Tout tourne autour du quai. Avec les nouvelles technologies et de nouveaux outils, la planification des quais peut être contrôlée et gérée comme jamais auparavant. Cependant, il est important d'utiliser de tels outils et solutions technologiques d'une manière efficace qui apporte des résultats positifs.

Les transporteurs et les fournisseurs ont un nouveau rôle dans la chaîne logistique : ils sont à présent des partenaires stratégiques des expéditeurs, des clients et des autres entités de cette chaîne. Leurs activités sont souvent liées aux horaires des quais et aux processus internes qui y sont liés. Il est donc crucial d'accorder de l'attention à toutes les activités entourant la planification des quais. Une planification attentive des activités au niveau des quais en utilisant les bonnes pratiques est cruciale pour bâtir une chaîne logistique allégée et efficace.

Pour améliorer la planification des quais, voici une approche en sept étapes, à utiliser comme point de départ pour la mettre au point avec précision et contribuer à ce que votre stratégie de chaîne logistique prospère.

 

1. Concevez une planification qui reflète la réalité de vos activités.

Prenez en compte vos ressources et vos contraintes. Quelles sont vos heures d'activité ? Combien de rendez-vous pouvez-vous réellement gérer ? Est-ce que cela change à différents moments de la journée ? Quels sont des délais de rotation réalistes ? Est-ce qu'ils varient par type de véhicule, de produit, de quai, d'équipe de chargement, de type d'ordre, de cargaison entrante plutôt que sortante ? Combien de temps « tampon » faut-il prendre en compte ?

Si votre programme d’optimisation des quais est conçu de manière irréaliste, il va être exécuté de manière chaotique et vous perdrez rapidement la confiance de vos équipes de chargement et la coopération de vos transporteurs.

 

2. Établissez des politiques et des procédures que vous êtes prêt à mettre en œuvre.

Demandez des avis pour vos politiques et vos procédures auprès de vos équipes de planification du trafic et de chargement au niveau des quais, et obtenez des engagements sur la manière dont elles seront appliquées. Assurez-vous que vos outils de planification sont assez intuitifs pour éviter les rendez-vous qui ne respectent pas ces politiques, vont interrompre vos processus ou que vous n'êtes pas prêt à gérer correctement.

 

3. Fournissez à vos transporteurs et fournisseurs un accès facile à votre planification des quais.

L'émergence de la technologie hébergée dans le « cloud » est idéale pour la planification. Elle vous offre un environnement sécurisé et collaboratif afin de placer vos horaires en ligne et permet à vos partenaires de visualiser les disponibilités et de prévoir leurs propres rendez-vous (ce qui vous permet plus facilement de les responsabiliser pour qu'ils arrivent à temps).

Vos partenaires vont apprécier la possibilité d'accéder 24 h/24, 7 jours/7 à votre outil de planification, en sachant que 20 secondes passées en ligne à fixer un rendez-vous contribueront à ce que leurs chauffeurs évitent plusieurs heures d'attente.

 

4. Enregistrez, surveillez et suivez les jalons (promesses face à performances)

« On obtient ce qu'on mesure ! »

Enregistrer des cachets reprenant la date et l'heure d'arrivée/départ et les jalons de début/fin de chargement constitue le point de départ pour la mesure et l'amélioration de paramètres clés comme le pourcentage d'arrivée dans les temps et le délai de rotation moyen. L'enregistrement de ces données peut également servir de précieux documents lorsqu'il faut faire des recherches sur la facturation des surestaries des transporteurs et des frais d'heures supplémentaires des travailleurs.

 

5. Communiquez de manière proactive, en temps réel, avec vos transporteurs et vos utilisateurs internes.

Des notifications relatives aux événements envoyées aux utilisateurs internes (planificateurs, chargeurs, etc.) et aux partenaires externes (transporteurs, fournisseurs, clients) lorsque des étapes sont terminées peuvent déclencher et rationaliser des processus du service à la clientèle comme la facturation, la régularisation des coûts ou la comptabilisation des recettes.

Les alertes par e-mail déclenchées par la mise à jour des horaires peuvent permettre à tous les partenaires de réagir rapidement à la situation ou au statut modifié, de chercher des alternatives et de fournir un service à la clientèle de qualité. Des textos (SMS) envoyés en temps voulu aux chauffeurs pour les avertir de retards ou de la disponibilité d'un quai, ou pour les diriger de manière efficace vers la bonne porte ou les trouver dans la cour à leur arrivée favoriseront une relation plus collaborative avec vos transporteurs.

 

6. Établissez des KPI et analysez activement les performances de toutes les parties.

Prenez des décisions opérationnelles et stratégiques basées sur l'analyse de vos indicateurs clés de performances (KPI) plutôt que sur des suppositions et sur votre intuition.

Vos données devraient indiquer où vos activités sont inefficaces au niveau des quais et où il y a moyen de faire des économies. Vos transporteurs ne respectent-ils pas les engagements ou vos équipes de chargement sont-elles inefficaces ? Vos temps de rotation sont-ils réalistes ? Tournez-vous à pleine capacité ou pouvez-vous ajuster votre horaire pour prévoir plus de rendez-vous ?

 

7. Repensez votre horaire et/ou apportez des modifications opérationnelles si nécessaire.

Soyez prêt à apporter des modifications stratégiques à mi-parcours à vos horaires et processus. Écoutez ce que vos données vous disent et tenez compte du feed-back de vos équipes et de vos transporteurs pour une meilleure optimisation des quais. Ils vous fourniront une foule d'idées pour vous aider à identifier où et quand il faut apporter des changements.

Avez-vous besoin d'un horaire différent pendant les week-ends ? Comment votre planning vous permet-il de gérer une plus forte demande de capacité à la fin du mois ou des pics saisonniers prévus ? Pouvez-vous ajuster votre horaire en temps opportun pour résoudre des problèmes imprévus de main-d'œuvre ?

Votre horaire doit être flexible et votre capacité et votre volonté à l'adapter en temps réel à des conditions changeantes et à des tendances à long terme sont la clé pour une amélioration continue.

 

Téléchargez notre infographie (Anglais) sur la manière d'améliorer votre programmation des rendez-vous aux quais.