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Comment tenir compte des coûts de transport auxiliaires dans le secteur des produits chimiques?

05.09.2017

Étant donné que la valeur du marché mondial des produits chimiques devrait doubler d’ici 2035, les chaînes d'approvisionnement, déjà complexes en soi, risquent de devenir encore plus complexes. Le transport est un élément de coût très important, de sorte qu’une gestion et un contrôle efficace des coûts de transport, avec ses coûts auxiliaires, deviendra très certainement un des enjeux majeurs des entreprises souhaitant améliorer leurs performances et leurs marges opérationnelles.

Ces coûts annexes sont constitués des frais supplémentaires qui s’ajoutent au coût de transport de base par tonne par kilomètre. En partie à cause des nombreuses exigences réglementaires, l'industrie chimique a des coûts plus élevés que la plupart des autres secteurs. Certains sont réguliers et prévisibles : les coûts sont alors connus et peuvent donc être budgétés. Sont par exemple inclus les coûts de nettoyage des citernes, ainsi que le temps de trajet vers et depuis les stations de lavage ; on y trouve également le coût d'obtention des certificats et des autorisations ainsi que les nombreux frais réglementaires, tels que les certificats d’origine ou les suppléments liés au transport sur route de marchandises dangereuses. D’autres frais sont moins prévisibles, tels que les temps d'attente et les surestaries.

Mais qu’il s'agisse de coûts fixes, de tarifs négociés ou autres, ces coûts de transport ne deviennent visibles qu'au cours ou après l'exécution. Une facture de transport peut ainsi inclure de nombreux éléments et certains éléments relatifs à un mouvement particulier peuvent ne pas apparaître sur la même facture. La plupart, voire la totalité de ces coûts de transport doivent être accompagnés par des pièces justificatives telles que des bons de pesage, des preuves de livraison ou des certificats de nettoyage, éventuellement dans plusieurs langues et devises. De plus, la facture peut ne pas mentionner la formule ou le taux appliqué.

 

Les processus manuels sont sujets à erreurs

La marge d'erreur, par inadvertance ou bien délibérée, est considérable. Pourtant, la plupart des sociétés dans le secteur de l’industrie chimique mettent encore en œuvre des processus de facturation et d’audit très inefficaces et principalement manuels. Les factures et les pièces justificatives sont reçues par courrier ou par e-mail avant d'être vérifiées, discutées et éventuellement contestés, à la fois en interne et en externe. À mesure que les données sont transmises, d’autres erreurs peuvent également survenir. Au mieux, des coûts administratifs considérables sont encourus et le paiement - même dans le cas de factures conformes - est souvent retardé. Au pire, les pénalités de temps et de coût pour concilier pleinement les factures peuvent être telles qu'une partie des paiements douteux est tout simplement abandonnée.

De nombreux coûts auxiliaires de transport restent ainsi « enterrés » au niveau opérationnel et ne sont pas visibles pour l’entreprise - même s’ils sont transmis à l’échelon supérieur, les systèmes ERP (Enterprise Ressource Planning) peuvent ne pas archiver de manière précise et détaillée ces coûts auxiliaires. L’analyse, la compréhension et la réduction de ces coûts de transport importants ne sont pas possibles.

 

Solutions TMS pour un flux de travail automatisé

Mais il peut en être tout autrement. Des solutions, comme Transwide TMS, sont disponibles : elles créent un flux de travail automatisé et standardisé, intégrant les demandes de remboursement de coûts de transport auxiliaires aux processus d’exécution et de facturation.

Tous les types de coûts sont prédéfinis et liés aux taux de remboursement convenus ou à d’autres dispositions contractuelles et, le cas échéant, les formules appropriées sont appliquées. Les documents justificatifs peuvent être directement téléchargés par le transporteur et le processus est pris en charge par une gestion des événements. Lors de la finalisation de la demande de remboursement par le transporteur, une notification prévient l'utilisateur qui peut alors examiner la demande en question sur le portail internet et, bien sûr, résoudre les problèmes qui peuvent se poser. De manière cruciale, en cas de désaccord, les deux parties peuvent examiner les mêmes documents dans un format unique, éliminant ainsi une cause majeure de contestation.

En outre, les demandes approuvées sont automatiquement envoyées au système ERP, et des rapports de régularisation sont créés, fournissant des informations détaillées sur les coûts - au niveau de chaque transporteur, si nécessaire. Ces rapports fournissent une base solide pour les calculs des budgets futurs et les processus d’amélioration continue.

 

Gestion efficace des coûts de transport

Ce niveau de connaissance est essentiel pour une gestion efficace des coûts de transport. Grâce à des solutions TMS, vous serez en mesure d’améliorer la performance et la conformité des transporteurs, d’identifier et d’éliminer les sources de coûts de transport inutiles, tout en gérant et en améliorant les relations commerciales - non seulement avec les transporteurs, mais également avec vos clients. Comment pourriez-vous autrement connaître le coût réel de l’accomplissement d'un ordre donné ? Et comment pouvez-vous prendre des décisions éclairées ? Le choix est simple - soyez informé.

 

Pour en savoir plus sur la façon dont Transwide TMS peut vous aider à résoudre vos problèmes de coûts de transport, cliquez sur www.transwide.com/fr